Datenschutzhinweise Flotte365
Stand: 09/2026 · Diese Hinweise ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung von hahn.eu.
Verantwortlicher
HAHN GmbH & Co. KG, Hohenlohestraße 14, 28209 Bremen, info@hahn.eu. Datenschutzbeauftragte: Andrea Mahnken, mahnken@hahn.eu.
Zweck und Rechtsgrundlage
Flotte365 stellt Ihnen Ihre bei uns geführten Fuhrpark-Verträge, Fahrzeuge, Dokumente und Schadenvorgänge sowie Auswertungen dazu zur Verfügung und ermöglicht Ihnen, uns Nachrichten, Schadenmeldungen und Änderungswünsche zu senden. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Maklervertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Welche Daten
Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Vertragsdaten, Schadendaten, von uns freigegebene Dokumente, Ihre Portal-Anmeldedaten (E-Mail, Passwort-Hash, Zeitpunkt und IP-Adresse der Anmeldung) sowie die Inhalte und Anhänge, die Sie uns über das Portal senden.
Von Ihnen hochgeladene Unterlagen
Über „Dokument einreichen“, Schadenmeldungen und Nachrichten können Sie uns Dateien senden. Wir verwenden sie ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens und übernehmen sie in Ihre Kundenakte in unserem Verwaltungssystem. Empfänger können Versicherer, Sachverständige oder Rechtsanwälte sein, soweit dies zur Abwicklung erforderlich ist. Daten anderer Personen in Ihren Unterlagen (z. B. Unfallbeteiligte, Zeugen) verarbeiten wir nur zu diesem Zweck. Gesundheitsdaten (z. B. Arztberichte) verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie beim Hochladen erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Der Eingang im Portal wird mit Zeitpunkt protokolliert; er ersetzt keine Meldung beim Versicherer – die Weiterleitung übernehmen wir. Hochgeladene Unterlagen werden wie Ihre Kundenakte aufbewahrt (gesetzliche Fristen, in der Regel sechs bzw. zehn Jahre).
Betrieb und Sicherheit
Flotte365 wird auf Servern der HAHN GmbH & Co. KG in Deutschland betrieben. Die Übertragung ist verschlüsselt (TLS). Die Anmeldung ist durch einen zweiten Faktor (Code per E-Mail oder Authenticator-App) geschützt. Ein Cookie speichert Ihre Sitzung; optional merkt ein weiteres Cookie Ihr Gerät für 30 Tage. Es werden keine Analyse- oder Werbe-Dienste eingesetzt.
Speicherdauer
Portaldaten werden gelöscht, wenn der Zugang beendet wird; Vertrags- und Schadendaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unseres Verwaltungssystems.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (für uns: Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen).